Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО

Здравствуй, дорогой посетитель. В этой статье пойдёт разговор про Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО. Если у Вас назрели вопросы, задавайте их, спрашивайте, постараемся помочь. Надеемся, что информация Вам пригодится

Подтверждающие документы

Итак, в один прекрасный день работник может сообщить работодателю о перемене им фамилии, имени и/или отчества. Но одних слов недостаточно. Сотруднику нужно принести свидетельство о перемене имени и новый паспорт (на новые Ф.И.О.).

К сведению. Обратите внимание: если работник меняет фамилию в связи с вступлением в брак, то документами, свидетельствующими о перемене им фамилии, будут:

  • свидетельство о заключении брака;
  • новый паспорт.

Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут:

  • свидетельство о перемене имени;
  • новый паспорт.

Заявление работника и приказ

Требуется ли от работника заявление о внесении изменений в его учетные данные в связи с переменой им имени? Прямого требования законодательства об этом нет. Однако эксперты исходят из обязательности заявительного характера для начала процедуры внесения изменений в учетные документы работодателя. Ссылаются они на п. 2 ст. 19 ГК РФ, согласно которому гражданин, переменивший имя, во-первых, вправе требовать внесения за свой счет соответствующих изменений в документы, оформленные на его прежнее имя, и, во-вторых, несет риск последствий, вызванных отсутствием у его должников и кредиторов сведений о перемене его имени.

Поэтому без соответствующего заявления сотрудника работодатель даже при наличии у него данных, полученных от третьих лиц, из иных источников, не имеет права вносить изменения в учетные документы работника. Даже при представлении работником свидетельства о перемене имени и нового паспорта без наличия заявления работника о внесении соответствующих изменений в его учетные данные, имеющиеся у работодателя, у последнего будет существовать риск спорности даты внесения указанных изменений.

При наличии же заявления работника можно будет точно установить (на основании собственноручно проставленной работником в заявлении даты его подачи) дату уведомления работодателя о перемене работником имени. Это важно в тех случаях, когда на работника трудовым договором, локальными нормативными актами работодателя (с которыми он был ознакомлен) возложена обязанность представлять работодателю сведения и документы о перемене имени, адреса и прочих персональных данных в установленные сроки. Невыполнение указанной обязанности может быть квалифицировано работодателем как нарушение дисциплины с возможными вытекающими из этого последствиями. Образец составления заявления см. в примере 1.

Пример 1. Заявление об изменении учетных и иных документов.

—————————————————————————¬
¦ Генеральному директору ¦
¦ ООО «Медстром и К» ¦
¦ Игорю Ивановичу Милушкину ¦
¦ зубного техника Шишкина К.А. ¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ Прошу изменить в учетных и иных документах мои фамилию, имя и ¦
¦ отчество с Шишкина Кирилла Андреевича на Джексона Аллана ¦
¦ Гайзенберговича в связи с изменением фамилии, имени и отчества на ¦
¦ основании ст. 19 Гражданского кодекса РФ и п. 1 ст. 58 Федерального ¦
¦ закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»
. Копии ¦
¦ свидетельства о перемене имени серии I-АН N 529549 и паспорта ¦
¦ гражданина РФ серии 2022 N 555555, выданного отделом УФМС России по ¦
¦ Ростовской области в г
. Новочеркасске 10.02.2015, прилагаю. ¦
¦ ¦
¦ Шишкин К.А. Шишкин 12.02.2015 ¦
L—————————————————————————

К сведению. При утверждении альбома унифицированных форм на предприятии рекомендуется предусмотреть форму заявления о внесении изменений в учетные документы в связи с переменой работником имени (фамилии, отчества).

После получения заявления вместе с подтверждающими документами необходимо издать приказ (пример 2).

Пример 2. Приказ об изменении учетных данных работника.

—————————————————————————¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ «Медстром и К» ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 12.02.2015 N 25-к ¦
¦ ¦
¦ г. Владимир ¦
¦ ¦
¦ Об изменении учетных данных ¦
¦ ¦
¦ В связи со сменой фамилии, имени и отчества работника Шишкина ¦
¦ Кирилла Андреевича ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1
. Начальнику отдела кадров Лужиной Д.У. внести изменения в учетные ¦
¦ и иные документы работника с 12.02.2015: изменить фамилию, имя, ¦
¦ отчество работника Шишкина Кирилла Андреевича на фамилию, имя, отчество ¦
¦ Джексон Аллан Гайзенбергович в связи с изменением фамилии, имени, ¦
¦ отчества на основании ст. 19 Гражданского кодекса РФ и п. 1 ст. 58 ¦
¦ Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ «Об актах гражданского ¦
¦ состояния»
. ¦
¦ 2
. Секретарю Ивашкиной Е.Н. ознакомить с настоящим приказом ¦
¦ главного бухгалтера Писареву А.Д., начальника службы безопасности ¦
¦ Тисова Е.Н. под личную подпись. ¦
¦ ¦
¦ Основания: заявление работника от 12.02.2015; копия свидетельства о ¦
¦ перемене имени серии I-АН N 529549; паспорт гражданина РФ серии 99 49 N ¦
¦ 555555, выданный отделом УФМС России по Ростовской области в г. ¦
¦ Новочеркасске 10.02.2015
. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Милушкин И.И
. Милушкин ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ главный бухгалтер Писарева А.Д
. Писарева 12.02.2015 ¦
¦ начальник отдела кадров Лужина Д.У. Лужина 12.02.2015 ¦
¦ начальник службы безопасности Тисов Е.Н
. Тисов 12.02.2015 ¦
¦ зубной техник Джексон А.Г. Джексон 12.02.2015 ¦
¦ секретарь Ивашкина Е.Н
. Ивашкина 12.02.2015 ¦
L—————————————————————————

После издания приказа соответствующие отделы производят изменения в учетных документах работника и иных документах работодателя. Наиболее ответственным моментом является внесение изменений Ф.И.О. в трудовую книжку. Порядок внесения изменений регламентирован п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Примечание. См. статью «Типичные ошибки в трудовых книжках» на с. 66 журнала N 1, 2015.

При внесении изменений Ф.И.О. работника можно руководствоваться примером 3.

Пример 3. Внесение изменения Ф.И.О. в трудовую книжку работника.

————————————-T————————————¬
¦Фамилия, имя, отчество изменены с¦ Трудовая книжка ¦
¦»Шишкин Кирилл Андреевич» на¦ ТК N 8604301 ¦
¦»Джексон Аллан Гайзенбергович» на¦ ¦
¦основании свидетельства о перемене¦ -Шишкин- Джексон ¦
¦имени серии I-АН N 529549, выданного¦Фамилия ————————— ¦
¦19.12.2014 отделом ЗАГС¦ -Кирилл- Аллан ¦
¦Администрации г. Новочеркасска¦Имя ——————————- ¦
¦Ростовской области ¦ -Андреевич- Гайзенбергович ¦
¦Старший специалист ¦Отчество ————————— ¦
¦по кадровому учету ¦ 14 июня 2022 г. ¦
¦ООО «Медстром и К» ¦Дата рождения ——————— ¦
¦ ¦ среднее профессиональное ¦
¦ Кузнецова А.И
. Кузнецова ¦Образование ———————— ¦
¦ ———-¬ ¦———————————— ¦
¦ ¦ Печать ¦ ¦ зубной ¦
¦ ¦ ООО ¦ ¦Профессия, специальность ———- ¦
¦ ¦»Медстром¦ ¦техник ¦
¦ ¦ и К» ¦ ¦———————————— ¦
¦ L———- ¦ 11 января 14 ¦
¦ ¦Дата заполнения — ——- 20— г
. ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Шишкин ¦
¦ ¦Подпись владельца книжки —— ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦———-¬ Подпись лица, ¦
¦ ¦¦ Печать ¦ответственного за ведение¦
¦ ¦¦ ООО ¦ трудовых книжек ¦
¦ ¦¦»Медстром¦ Кузнецова ¦
¦ ¦¦ и К» ¦ ——— ¦
¦ ¦L———- ¦
L————————————+————————————-

К сведению. Обратите внимание: при внесении новых Ф.И.О. в трудовую книжку работника на обложке делается ссылка на документ-основание, а не на новый паспорт работника. Согласно п. 2.3 Инструкции изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

В связи с тем что первооснование — свидетельство о перемене имени и прочие документы, выданные органами ЗАГС, — не меняется (выдаются только дубликаты при их утере), именно данные документы указываются на обложке трудовой книжки. Паспорт, хотя и является одним из оснований, на обложку не вписывается, так как может быть получен работником неоднократно и не в связи с переменой имени, а, например, в связи с заменой паспорта по возрасту.

Во все остальные документы изменение Ф.И.О. вносится одним из двух способов.

1. Зачеркивание старых Ф.И.О. и написание рядом новых Ф.И.О. Такой способ применяется для тех документов, которые уже существуют у работодателя в бумажном варианте и в силу порядка внесения изменений Ф.И.О., установленных законодательно, или в силу каких-либо причин не могут быть изготовлены вновь. Как правило, такой способ применяется в отношении внесения изменений:

  • в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • в личную карточку;
  • в график отпусков и пр.

Все исправления работник кадровой службы заверяет подписью и проставляет дату внесения изменений.

2. Составляется документ с указанием уже новых Ф.И.О. работника. Как правило, такой способ применяется, когда документ первоначально составляется в электронном виде, а затем распечатывается, подписывается (заверяется) и направляется далее для учета, начислений и пр. Такой способ применяется при составлении:

  • табеля учета рабочего времени;
  • титульного листа личного дела;
  • доверенности, выданной на имя работника;
  • пропуска и пр.

Вопрос в тему. Куда: [email protected]

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков.

Должен ли работник, переменивший имя, расписаться в ознакомлении с должностной инструкцией и локальными документами работодателя заново, под новым именем (Ф.И.О.)?

Работник, ознакомленный с должностной инструкцией, локальными актами работодателя при приеме на работу (или при их утверждении, изменении), заново расписываться в ознакомлении с ними при перемене Ф.И.О. не должен. В последующем при утверждении новой должностной инструкции или новых локальных нормативных актов работодателя работник должен будет расписаться в ознакомлении с ними уже под своим новым именем.

Мнение. Станислав Раузский, юрист, специалист по трудовому праву консалтинговой компании «Советникъ»

Помимо внесения изменений в учетные документы, работник может обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства (п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

Заявление подается по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от сотрудника заявления об обмене страхового свидетельства в связи с изменением Ф.И.О. передает его в территориальный орган ПФР вместе с описью документов (по форме АДВ-6-1, утвержденной указанным Постановлением N 192п). ПФР обязан выдать новое свидетельство в течение месяца после получения заявления.

Изменение остальных документов входит в обязанности самого работника. Это, например, водительское удостоверение, заграничный паспорт, полис ОМС, свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, банковские карточки, куда перечисляется заработная плата, и пр.

Кстати, в случае изменения Ф.И.О. работника уведомлять налоговую инспекцию или просить от работника новый ИНН не нужно (п. 16 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/[email protected]). О соответствующих изменениях ИФНС станет известно от органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории России (п. 8 ст. 85 Налогового кодекса РФ).

Перечисление заработной платы осуществляется по старым реквизитам до тех пор, пока работник не представит работодателю новые — на новые Ф.И.О.

Н.Пластинина

Заместитель начальника

службы юридического сопровождения

филиала ОАО «РОСТ БАНК»

Какие документы надо изменить

В любом случае при перемене имени работником, уже вступившим в трудовые отношения с работодателем, отделу кадров предстоит внести данные изменения в следующие документы:

  • в трудовую книжку;
  • в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • в личную карточку;
  • в график отпусков;
  • в табель учета рабочего времени;
  • в доверенность, выданную работнику (если есть);
  • при необходимости — в пропуск (если выдавался).

Давайте посмотрим, нужно ли вносить изменения Ф.И.О. работника в его трудовой договор. Специалисты высказывают две точки зрения. Согласно первой со ссылкой на положения п. 2 ст. 19 ГК РФ перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем. Исходя из этого трудовой договор продолжит свое действие после перемены работником своих Ф.И.О. без изменения, даже если к нему не составлено соответствующее дополнительное соглашение о данных изменениях.

Согласно же другой точке зрения со ссылкой на тот же п. 2 ст. 19 ГК РФ о том, что «…гражданин, переменивший имя, вправе требовать внесения за свой счет соответствующих изменений в документы, оформленные на его прежнее имя», работодатель обязан внести соответствующие изменения во все учетные данные работника, имеющиеся в документах, хранящихся и формирующихся у работодателя, включая трудовой договор. Согласно данной точке зрения составление дополнительного соглашения к трудовому договору обязательно.

Ну и не забываем ч. 1 ст. 57 ТК РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника, поэтому при смене Ф.И.О. и паспорта желательно заключить дополнительное соглашение с указанием новых данных. Однако имейте в виду, что даже если этого сделано не будет, трудовой договор будет действительным в любом случае.

Учитывая отсутствие позиции судебных органов по данному вопросу (споров об обязании работодателя внести изменения Ф.И.О. работника в трудовой договор на практике встретить не удалось), указанные точки зрения сосуществуют одновременно и применяются различными работодателями в равной степени. Какой точки зрения придерживаться — дело конкретного работодателя. Однако добавим, что дополнительное соглашение лучше составить, чтобы в дальнейшем не возникло проблем, если в трудовом договоре будет указана старая фамилия работника, а в новых документах, в том числе и дополнительных соглашениях к трудовому договору по другим вопросам, — новая фамилия.

Трудовая книжка

При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

  • Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
  • Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью.  Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.

Трудовой договор

Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене работницей фамилии?

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

Основание для изменений

Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.

К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

Вопрос: Как следует поступить в ситуации, когда работница организации несколько раз меняла фамилию и на внутренней стороне обложки трудовой книжки не осталось места для новой ссылки на изменяющие документы?
Посмотреть ответ

Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)». Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.

Вопрос: Работник принес паспорт с новой фамилией. Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке только на основании паспорта?
Посмотреть ответ

В какие еще документы нужно внести изменения

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

  • в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
  • в графике отпусков, ф. Т-7;
  • в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

  • пенсионного свидетельства;
  • банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.

Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

Итоги

  1. При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу.
  2. Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
  3. Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя.
  4. Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником.
  5. Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.

Скопировать урл

Распечатать

Спасибо за регистрацию на сайте

  • У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.
  • На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка.
  • В нашей базе более 2022 документов с подробными описаниями и файлами для скачивания.
  • У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы.

Обратите внимание: если работник меняет фамилию в связи с вступлением в брак, то документами, свидетельствующими о перемене им фамилии, будут:

  • свидетельство о заключении брака;
  • новый паспорт.

Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут:

  • свидетельство о перемене имени;
  • новый паспорт.

Не забудьте поменять сотруднику страховое свидетельство. Для этого в течение 2 недель со дня получения от сотрудника документов, подтверждающих смену им фамилии, подайте в свое отделение ПФР:

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФРпп. 14, 17 Инструкции.

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который «забыл» сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только еслистатьи 8, 22, 86 ТК РФ:

Работник обязан:

— при поступлении на работу представлять свои достоверные персональные данные (фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты паспорта, сведения об образовании);
— при изменении каких-либо из перечисленных сведений сообщать новые данные работодателю не позднее 5 рабочих дней с даты их изменения.

Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговораст. 192 ТК РФ. В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволитьп. 5 ст. 81, ст. 194 ТК РФ. Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуруст. 193 ТК РФ.

Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике таким образом.

Трудовой договор № 14

16 декабря 2013 г.

г. Липецк

Cвидетельство о браке № 1138 от 20.08.2016,
старший бухгалтер Селиванова

Общество с ограниченной ответственностью «Вулкан», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Прошкина Петра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Новикова Еремина Виктория Евгеньевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом – «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________”.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

– непосредственно самого работника,
– соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.

Заказать бесплатную консультацию по кадровому делопроизводству

Бесплатные мастер-классы

 

 

 

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
– трудовой книжке;
– личной карточке работника (Т2);
– трудовом договоре;
– лицевом счете работника;
– иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

Что следует делать работодателю?

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

– изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

– указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

– одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

– ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: